Assistente de escritório

Visão geral da função – Assistente de escritório

Buscamos um Assistente de Escritório dedicado e detalhista para se juntar à nossa equipe e apoiar as operações administrativas diárias do nosso escritório. O candidato ideal deverá possuir fortes habilidades organizacionais, excelentes habilidades de comunicação e uma abordagem proativa para a resolução de problemas. Esta função é essencial para garantir um ambiente de trabalho tranquilo e eficiente.

Principais responsabilidades:

1. Suporte Administrativo:

• Executar tarefas administrativas gerais, incluindo arquivamento, entrada de dados e preparação de documentos, como memorandos, cartas etc.
• Auxiliar no gerenciamento e organização de documentos de escritório, tanto físicos quanto eletrônicos.

2. Gestão da Comunicação:

• Cumprimente os visitantes e gerencie as chamadas recebidas, encaminhando-as ao pessoal apropriado.
• Responda a e-mails e perguntas de maneira oportuna e profissional.
• Facilitar a comunicação entre departamentos e auxiliar na coordenação entre escritórios.

3. Agendamento e Coordenação:

• Auxiliar no agendamento de reuniões, compromissos e viagens para funcionários e gerência.
• Mantenha calendários e garanta que todas as partes relevantes sejam informadas sobre os próximos eventos.
• Coordenar a logística das reuniões, incluindo reservas de salas, serviço de buffet, configuração de equipamentos, etc.

4. Material de escritório e gestão de estoque:

• Monitore e mantenha o estoque de suprimentos de escritório, fazendo pedidos quando necessário.
• Garanta que o equipamento do escritório esteja bem conservado e operacional, coordenando reparos conforme necessário.
• Organize e mantenha áreas de armazenamento para garantir um espaço de trabalho limpo e eficiente.

5. Apoio a Projetos de Equipe:

• Auxiliar os membros da equipe com diversas tarefas administrativas e projetos, fornecendo suporte conforme necessário.
• Participe de reuniões de equipe e contribua com ideias para melhorar os processos e a eficiência do escritório.
• Ajudar com projetos e iniciativas especiais conforme orientado pela gerência.

6. Atendimento ao cliente:

• Fornecer um excelente atendimento ao cliente e visitantes, garantindo um ambiente acolhedor e profissional.
• Atenda às dúvidas e preocupações dos clientes de forma rápida e eficaz.

7. ⁠Comunicação e Coordenação:
– Servir como principal ponto de contato para comunicações internas e externas, incluindo o gerenciamento de correspondências e consultas.
– Estabelecer ligação com fornecedores e prestadores de serviços para garantir operações administrativas tranquilas

8. Gestão de Instalações:

• Garanta que o ambiente do escritório seja seguro, limpo e bem conservado.
• Supervisionar a manutenção e os reparos de equipamentos e instalações de escritório.
• Implementar protocolos de saúde e segurança em conformidade com os regulamentos.

Qualificações:

• ⁠Bacharelado em Administração de Empresas, Gestão ou área correlata é desejável.
• Experiência comprovada como gerente de escritório ou em função administrativa semelhante (preferencialmente 2+ anos).
• ⁠Forte proficiência em Google Workspace (Drive, Planilhas, Documentos, Apresentações, Formulários, Meet, etc.) e software de gerenciamento de escritório.
• Excelentes habilidades organizacionais e multitarefas com atenção aos detalhes.
• Fortes habilidades interpessoais e de comunicação, tanto escritas quanto verbais.
• Capacidade de trabalhar de forma independente e colaborativa em um ambiente de ritmo acelerado.