Administrador de escritório

Visão geral da função – Administrador de escritório

O Administrador de Escritório desempenha um papel vital para garantir o bom funcionamento das operações diárias, gerenciando as funções de recursos humanos e a administração do escritório. Este cargo é responsável por coordenar os processos relacionados aos funcionários, manter os sistemas administrativos e garantir a eficiência do local de trabalho.

Responsabilidades : 

Como administrador de escritório, você irá: 

• Implementar um sistema de gerenciamento de correspondência 
• Organizar e agendar compromissos 
• Planeje reuniões e faça atas detalhadas 
• Escrever e distribuir e-mails, memorandos de correspondência, cartas e formulários 
• Auxiliar na preparação de relatórios programados regularmente 
• Desenvolver e manter um sistema de arquivamento 
• Atualizar e manter as políticas e procedimentos do escritório 
• Manter listas de contatos 
• Reserve arranjos de viagem 
• Enviar e conciliar relatórios de despesas 
• Fornecer suporte geral aos visitantes 
• Estabelecer ligação com assistentes administrativos executivos e seniores para lidar com solicitações e consultas de gerentes seniores 
• Contribuir para o desenvolvimento da Estratégia de Negócios da organização. 
• Fornecer suporte de RH para atingir metas estratégicas de negócios. 
• Desenvolver e garantir a implementação da Estratégia de Pessoas na organização. Garantir a conformidade com as políticas globais, a legislação local, os acordos trabalhistas, etc. 
• Desenvolver, implementar, garantir e acompanhar as medidas e atividades necessárias para desenvolver uma cultura de uma organização de alto desempenho. 
• Atuar como agente de mudança dentro da área de responsabilidade. Apoiar os gestores na condução da mudança. 
• Comunicar iniciativas de estratégia de RH e atualizações de processos aos gerentes e funcionários. 
• Ser responsável pela gestão dos sistemas de Saúde e Segurança Ocupacional, Meio Ambiente e Gestão da Qualidade. 
• Promova programas de saúde e bem-estar para funcionários 
• Coordenar e facilitar toda a comunicação organizacional 
• Buscar e gerenciar fornecedores que fornecem vários serviços para a empresa 
• Garantir que as instalações do escritório estejam equipadas e atendam às necessidades dos funcionários 

Habilidades, Atributos e Experiência 

Nosso colega ideal deve ter as seguintes habilidades, atributos e experiência: 

 Educação e experiência:

• Bacharel em Recursos Humanos, Administração de Empresas ou área correlata (preferido).
• Mínimo de 2–3 anos de experiência em RH, gestão de escritório ou funções administrativas.

 Principais habilidades:

• Forte compreensão de Princípios de RH, processamento de folha de pagamento e relações com funcionários.
• Excelente habilidades organizacionais e de gerenciamento de tempo.
• Proficiência em Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) e sistemas de gestão de RH.
• Capacidade de lidar com informações confidenciais com discrição.
• Eficaz habilidades de comunicação e interpessoais para manter contato com funcionários e gerência.
• Experiência em processos de recrutamento, integração e gestão de registros de pessoal.
• Habilidades de resolução de problemas para enfrentar os desafios do local de trabalho e otimizar as operações do escritório.