assistant de bureau

Aperçu du rôle – Assistant de bureau

Nous recherchons un(e) assistant(e) de bureau dévoué(e) et minutieux(se) pour rejoindre notre équipe et soutenir les opérations administratives quotidiennes de notre bureau. Le/La candidat(e) idéal(e) possédera un excellent sens de l'organisation, d'excellentes aptitudes à la communication et une approche proactive de la résolution de problèmes. Ce poste est essentiel pour assurer un environnement de travail fluide et efficace.

Principales responsabilités :

1. Soutien administratif :

• Effectuer des tâches administratives générales, notamment le classement, la saisie de données et la préparation de documents tels que des notes de service, des lettres, etc.
• Aider à la gestion et à l’organisation des documents de bureau, tant physiques qu’électroniques.

2. Gestion de la communication :

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels entrants en les dirigeant vers le personnel approprié.
• Répondre aux courriels et aux demandes de renseignements de manière rapide et professionnelle.
• Faciliter la communication entre les services et aider à la coordination inter-bureaux.

3. Planification et coordination :

• Aider à planifier des réunions, des rendez-vous et des déplacements pour le personnel et la direction.
• Tenir à jour les calendriers et s’assurer que toutes les parties concernées sont informées des événements à venir.
• Coordonner la logistique des réunions, y compris la réservation des salles, la restauration et l'installation de l'équipement, etc.

4. Fournitures de bureau et gestion des stocks :

• Surveiller et maintenir l’inventaire des fournitures de bureau, en passant des commandes si nécessaire.
• S'assurer que l'équipement de bureau est bien entretenu et opérationnel, en coordonnant les réparations si nécessaire.
• Organiser et entretenir les zones de stockage pour assurer un espace de travail rangé et efficace.

5. Soutien aux projets d’équipe :

• Aider les membres de l’équipe dans diverses tâches administratives et projets, en fournissant un soutien au besoin.
• Participer aux réunions d’équipe et apporter des idées pour améliorer les processus et l’efficacité du bureau.
• Aider à des projets et initiatives spéciaux selon les directives de la direction.

6. Service client :

• Offrir un excellent service client aux clients et aux visiteurs, en garantissant une atmosphère accueillante et professionnelle.
• Répondre aux demandes et aux préoccupations des clients rapidement et efficacement.

7. Communication et coordination :
– Servir de point de contact principal pour les communications internes et externes, y compris la gestion de la correspondance et des demandes de renseignements.
– Assurer la liaison avec les fournisseurs et les prestataires de services pour assurer le bon déroulement des opérations administratives

8. Gestion des installations :

• Assurez-vous que l’environnement de bureau est sûr, propre et bien entretenu.
• Superviser l’entretien et les réparations du matériel et des installations du bureau.
• Mettre en œuvre des protocoles de santé et de sécurité conformes à la réglementation.

Qualifications:

• Baccalauréat en administration des affaires, en gestion ou dans un domaine connexe préféré.
• Expérience avérée en tant que chef de bureau ou dans un rôle administratif similaire (2 ans et plus de préférence).
• ⁠Forte maîtrise de Google Workspace (Drive, Sheets, Docs, Slides, Forms, Meet, etc.) et logiciel de gestion de bureau.
• Excellentes compétences organisationnelles et multitâches avec souci du détail.
• Solides compétences interpersonnelles et de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Capacité à travailler de manière autonome et collaborative dans un environnement en évolution rapide.