Asistente de oficina

Descripción general del puesto: Asistente de oficina

Buscamos un asistente de oficina dedicado y detallista para unirse a nuestro equipo y apoyar las operaciones administrativas diarias de la oficina. El candidato ideal poseerá sólidas habilidades organizativas, excelentes habilidades de comunicación y un enfoque proactivo para la resolución de problemas. Este puesto es esencial para garantizar un entorno de oficina eficiente y sin contratiempos.

Responsabilidades clave:

1. Soporte administrativo:

• Realizar tareas administrativas generales, que incluyen archivar, ingresar datos y preparar documentos como memorandos, cartas, etc.
• Ayudar en la gestión y organización de documentos de oficina, tanto físicos como electrónicos.

2. Gestión de la comunicación:

• Saludar a los visitantes y gestionar las llamadas entrantes, dirigiéndolas al personal adecuado.
• Responder correos electrónicos y consultas de manera oportuna y profesional.
• Facilitar la comunicación entre departamentos y ayudar con la coordinación entre oficinas.

3. Programación y coordinación:

• Ayudar a programar reuniones, citas y arreglos de viajes para el personal y la gerencia.
• Mantener calendarios y asegurarse de que todas las partes relevantes estén informadas de los próximos eventos.
• Coordinar la logística de las reuniones, incluidas las reservas de salas, el servicio de catering y la instalación de equipos, etc.

4. Gestión de suministros de oficina e inventario:

• Supervisar y mantener el inventario de suministros de oficina, realizando pedidos según sea necesario.
• Asegurarse de que el equipo de oficina esté bien mantenido y operativo, coordinando las reparaciones según sea necesario.
• Organizar y mantener las áreas de almacenamiento para garantizar un espacio de trabajo ordenado y eficiente.

5. Apoyo a proyectos en equipo:

• Ayudar a los miembros del equipo con diversas tareas administrativas y proyectos, brindando apoyo según sea necesario.
• Participar en reuniones de equipo y aportar ideas para mejorar los procesos y la eficiencia de la oficina.
• Ayudar con proyectos e iniciativas especiales según lo indique la gerencia.

6. Servicio al cliente:

• Brindar un excelente servicio al cliente y visitantes, garantizando un ambiente acogedor y profesional.
• Abordar las consultas e inquietudes de los clientes con rapidez y eficacia.

7. Comunicación y coordinación:
– Servir como punto de contacto principal para las comunicaciones internas y externas, incluida la gestión de correspondencia y consultas.
– Establecer vínculos con proveedores y prestadores de servicios para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones administrativas.

8. Gestión de instalaciones:

• Asegúrese de que el entorno de la oficina sea seguro, limpio y bien mantenido.
• Supervisar el mantenimiento y las reparaciones de equipos e instalaciones de oficina.
• Implementar protocolos de salud y seguridad en cumplimiento de la normativa.

Cualificaciones:

• Se prefiere licenciatura en Administración de Empresas, Gestión o campo relacionado.
• Experiencia comprobada como gerente de oficina o en un puesto administrativo similar (preferiblemente 2+ años).
• Fuerte dominio de Google Workspace (Drive, Hojas de cálculo, Documentos, Presentaciones, Formularios, Meet, etc.) y software de gestión de oficina.
• Excelentes habilidades organizativas y multitarea con atención al detalle.
• Sólidas habilidades interpersonales y de comunicación, tanto escritas como verbales.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa en un entorno de ritmo rápido.