Administrador de oficina

Descripción general del rol: Administrador de oficina

El/La Administrador/a de Oficina desempeña un papel fundamental para garantizar el buen funcionamiento diario de la oficina, gestionando las funciones de recursos humanos y la administración de la oficina. Este puesto es responsable de coordinar los procesos relacionados con los empleados, mantener los sistemas administrativos y garantizar la eficiencia del lugar de trabajo.

Responsabilidades : 

Como administrador de oficina, usted: 

• Implementar un sistema de gestión de correspondencia 
• Organizar y programar citas 
• Planificar reuniones y tomar actas detalladas 
• Redactar y distribuir correos electrónicos, notas de correspondencia, cartas y formularios. 
• Ayudar en la preparación de informes programados periódicamente. 
• Desarrollar y mantener un sistema de archivo 
• Actualizar y mantener las políticas y procedimientos de la oficina. 
• Mantener listas de contactos 
• Reservar arreglos de viaje 
• Presentar y conciliar informes de gastos 
• Proporcionar apoyo general a los visitantes. 
• Establecer contacto con los asistentes ejecutivos y administrativos superiores para gestionar solicitudes y consultas de los gerentes superiores. 
• Contribuir al desarrollo de la Estrategia de Negocio de la organización. 
• Brindar apoyo de RRHH para el logro de objetivos comerciales estratégicos. 
• Desarrollar y asegurar la implementación de la Estrategia de Personas dentro de la organización. Garantizar el cumplimiento de las políticas globales, la legislación local, los convenios laborales, etc. 
• Desarrollar, implementar, asegurar y dar seguimiento a las medidas y actividades necesarias para desarrollar una cultura de organización de alto desempeño. 
• Actuar como agente de cambio en su área de responsabilidad. Apoyar a los gerentes en la gestión del cambio. 
• Comunicar las iniciativas de estrategia de RR.HH y las actualizaciones de procesos a gerentes y empleados. 
• Ser responsable de la gestión de los sistemas de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Calidad. 
• Promover programas de salud y bienestar para los empleados 
• Coordinar y facilitar toda la comunicación organizacional. 
• Obtener y gestionar proveedores que proporcionen diversos servicios a la empresa 
• Asegúrese de que las instalaciones de la oficina estén equipadas y satisfagan las necesidades de los empleados. 

Habilidades, atributos y experiencia 

Nuestro colega ideal debe tener las siguientes habilidades, atributos y experiencia: 

 Educación y experiencia:

• Licenciatura en Recursos humanos, Administración de empresas o un campo relacionado (privilegiado).
• Mínimo de 2–3 años de experiencia en RRHH, gestión de oficina o roles administrativos.

 Habilidades clave:

• Fuerte comprensión de Principios de RR.HH., procesamiento de nóminas y relaciones con los empleados.
• Excelente habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
• Competencia en Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y sistemas de gestión de RR.HH..
• Capacidad para manejar la información confidencial con discreción.
• Eficaz habilidades de comunicación e interpersonales Establecer vínculos con los empleados y la gerencia.
• Experiencia en Procesos de reclutamiento, incorporación y gestión de registros de personal.
• Habilidades para resolver problemas Abordar los desafíos en el lugar de trabajo y optimizar las operaciones de la oficina.