Kantoorassistent

Roloorsig – Kantoorassistent

Ons soek 'n toegewyde en detail-georiënteerde Kantoorassistent om by ons span aan te sluit en die daaglikse administratiewe bedrywighede van ons kantoor te ondersteun. Die ideale kandidaat sal oor sterk organisatoriese vaardighede, uitstekende kommunikasievermoëns en 'n proaktiewe benadering tot probleemoplossing beskik. Hierdie rol is noodsaaklik om 'n gladde en doeltreffende kantooromgewing te verseker.

Sleutelverantwoordelikhede:

1. Administratiewe Ondersteuning:

• Verrig algemene klerklike take, insluitend liassering, data-invoer en dokumentvoorbereiding soos memo's, briewe, ens.
• Help met die bestuur en organisering van kantoordokumente, beide fisies en elektronies.

2. Kommunikasiebestuur:

• Groet besoekers en bestuur inkomende oproepe, en verwys hulle na die toepaslike personeel.
• Reageer op e-posse en navrae betyds en professioneel.
• Fasiliteer kommunikasie tussen departemente en help met interkantoor-koördinering.

3. Beplanning en Koördinering:

• Help met die skedulering van vergaderings, afsprake en reisreëlings vir personeel en bestuur.
• Hou kalenders by en maak seker dat alle relevante partye ingelig word oor komende gebeure.
• Koördineer logistiek vir vergaderings, insluitend kamerbesprekings, spyseniering en toerustingopstelling, ens.

4. Kantoorbenodigdhede en Voorraadbestuur:

• Moniteer en onderhou kantoorvoorraadvoorraad, plaas bestellings soos nodig.
• Verseker dat kantoortoerusting goed onderhou en operasioneel is, en koördineer herstelwerk soos nodig.
• Organiseer en onderhou stoorareas om 'n netjiese en doeltreffende werkruimte te verseker.

5. Ondersteuning vir spanprojekte:

• Help spanlede met verskeie administratiewe take en projekte, en bied ondersteuning soos nodig.
• Neem deel aan spanvergaderings en dra idees by vir die verbetering van kantoorprosesse en doeltreffendheid.
• Help met spesiale projekte en inisiatiewe soos deur bestuur aangedui.

6. Kliëntediens:

• Lewer uitstekende kliëntediens aan kliënte en besoekers, en verseker 'n verwelkomende en professionele atmosfeer.
• Beantwoord kliënte se navrae en bekommernisse vinnig en effektief.

7. Kommunikasie en Koördinering:
– Dien as die primêre kontakpunt vir interne en eksterne kommunikasie, insluitend die bestuur van korrespondensie en navrae.
– Skakel met verskaffers en diensverskaffers om gladde administrasie te verseker

8. Fasiliteitsbestuur:

• Maak seker dat die kantooromgewing veilig, skoon en goed onderhou is.
• Hou toesig oor die instandhouding en herstelwerk van kantoortoerusting en -fasiliteite.
• Implementeer gesondheids- en veiligheidsprotokolle in ooreenstemming met regulasies.

Kwalifikasies:

• 'n Baccalaureusgraad in Bedryfsadministrasie, Bestuur of 'n verwante veld word verkies.
• Bewese ondervinding as kantoorbestuurder of in 'n soortgelyke administratiewe rol (2+ jaar verkieslik).
• Sterk vaardigheid in Google Workspace (Drive, Sheets, Docs, Slides, Forms, Meet, ens.) en kantoorbestuursagteware.
• Uitstekende organisatoriese en multitaakvaardighede met aandag aan detail.
• Sterk interpersoonlike en kommunikasievaardighede, beide skriftelik en mondeling.
• Vermoë om onafhanklik en samewerkend in 'n vinnige omgewing te werk.